O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCEMG) entende que, para os documentos criados em computadores, também chamados de nato-digitais, “não há a necessidade de       arquivamento e guarda de cópias em suporte físico”. A determinação faz parte da resposta a uma consulta respondida pelo conselheiro Durval Ângelo, em sessão realizada em 09/11/2022, sob a presidência do Conselheiro Wanderley Ávila. O voto com a resposta foi aprovado por unanimidade (processo número 1.098.300).

A consulta foi formulada por Ernandes José da Silva, prefeito do município de São João Nepomuceno, com o seguinte teor: “O Tribunal de Contas dispensa ou não o arquivamento físico dos novos processos licitatórios arquivados digitalmente no SEI, é possível os processos antigos serem digitalizados e arquivados por esse meio digital (SEI)?”. O relator informou que sua resposta abrange todos os documentos digitalizados nos termos da Lei nº 12.682/2012, pois neste caso “a legislação não traz qualquer distinção entre os processos licitatórios e outros processos ou documentos”.

Quanto aos documentos que não se enquadram na categoria de nato-digitais, o relator dividiu a resposta em dois tópicos. O primeiro ficou com o seguinte texto: “Deve ser observada a tabela de temporalidade, também, para os documentos físicos de valor permanente com representantes digitais, até que esta Corte regulamente os prazos de disponibilização dos documentos e informações para fins do exercício do controle externo, consoante entendimento fixado à alínea ‘b’ do prejulgamento de tese na Consulta nº 1.066.635, e, ainda, por prudência, consoante entendimento que vem sendo adotado com relação à matéria, mesmo após a edição do Decreto nº 10.278/2020, especialmente pelo Conarq e pelo CNJ”.

E complementou: “Não há óbices legais para a digitalização de processos e documentos antigos de preservação permanente, se houver esta funcionalidade no sistema utilizado, cabendo ao gestor, com orientação do órgão competente para realizar a avaliação documental, a análise de custo/benefício, dado que o arquivo físico será mantido, servindo, a digitalização, como instrumento de produção e viabilização da tramitação de seus representantes digitais, o que será exigido nas hipóteses em que sejam objeto, por exemplo, de ações de controle externo ou de ações judiciais, hoje, obrigatoriamente, realizadas em meio eletrônico”.

Na fundamentação de seu voto, o conselheiro relator Durval Ângelo informa que o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é “um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte analógico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real”.

As íntegras das consultas são disponibilizadas no Portal do TCE, através de vários acessos como o Diário Oficial de Contas (DOC), notas taquigráficas e o TC- Juris. As respostas da Corte de Contas possuem valor normativo e podem ser aplicadas em casos análogos.

Márcio de Ávila Rodrigues/Coordenadoria de Jornalismo e Redação

Fonte: TCE MG