O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) eliminou, no período de 2014 a 2023, mais de 10 milhões de processos judiciais finalizados e sem valor legal, histórico, fiscal ou administrativo. Com isso, mais de 2,5 mil toneladas de papel reciclável foram doadas à Associação dos Catadores de Papelão e Material Reaproveitável (Asmare).

A eliminação dos documentos físicos também ajuda na redução de custos para o Tribunal. De 2014 a 2023, o TJMG economizou no pagamento de aluguéis ao liberar mais de 12 mil m² de espaços destinados ao arquivamento de processos.

Na Corte mineira, as diretrizes de gestão documental são de competência da superintendência da Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), subsidiada pela Diretoria Executiva de Gestão da Informação Documental (Dirged) e pela Comissão Técnica de Avaliação Documental (CTAD). As ações são regulamentadas pela Resolução nº 749/2013.

A eliminação de processos foi iniciada em 2014, com a implementação de ações e a definição de metas, sendo intensificada a partir de 2015. Desde 2016, as áreas envolvidas no trabalho têm como objetivo a exclusão anual de 1,2 milhão de documentos.

Até ser eliminado, o processo passa por uma minuciosa avaliação documental, já que existem diferentes prazos de manutenção. Os inquéritos policiais, por exemplo, devem ser mantidos por 20 anos, mas os que tratam de crimes imprescritíveis possuem guarda permanente. Há, ainda, processos físicos de importância histórica, que também são mantidos por prazo indeterminado.

Segundo o 2º vice-presidente do TJMG e superintendente da Ejef, desembargador Renato Dresch, por conta do trabalho realizado, o TJMG está há mais de sete anos sem efetuar o aluguel de novos imóveis que seriam usados para conservação de arquivos processuais.

“Todos os processos eliminados são verificados um a um, folha a folha, para ver, por exemplo, se não existe alvará para ser expedido, ou alguma coisa pendente. É muito importante para o Tribunal, do aspecto econômico, e também do aspecto ambiental. São processos tramitados em papel que, agora, são eliminados”, afirmou o desembargador Renato Dresch.

O superintendente da Ejef ressaltou que a gestão documental, além de ser submetida às diretrizes internas do TJMG, também segue normas estabelecidas pela Resolução nº 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Guarda de documentos

Antes da eliminação, os processos são listados por meio de editais. Partes e advogados têm o prazo de 45 dias para manifestarem interesse na guarda particular dos documentos. Os que não são solicitados são eliminados.

A preparação e a publicação dos editais seguem as classes definidas pela CTAD e prazos de guarda estabelecidos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade (PCTT) da Corte mineira. Desde 2014, já foram publicados cerca de 167 editais.

A gerente de Arquivo e Gestão Documental da Justiça de 1ª Instância (Gearq), Daniela Fernanda da Silva Castro Santos, ressaltou a importância da eliminação dos processos físicos e a preservação dos que não devem e não podem ser destruídos: “A avaliação verifica no processo inteiro se todas as diligências foram cumpridas e, caso aconteça a mínima dúvida, ele é retirado e encaminhado para regularização junto às comarcas. Temos documentos produzidos há muito tempo, e começamos a eliminação de forma intensa em 2014. Já excluímos bastante e temos ainda muito pela frente.”

A coordenadora de Arquivo Intermediário da 2ª Instância (Coarq), Giselle Santos Cesário da Costa, afirmou que a marca de mais de 10 milhões de processos eliminados foi alcançada por meio do trabalho conjunto das diferentes áreas: “Temos uma área de acervo considerável, mas chegamos ao limite. Então a eliminação nos proporcionou esse ganho de espaço sem precisar de um novo local. Também reaproveitamos uma parte do material e ainda tem a questão do convênio com a Asmare.”

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Fonte: Tribunal de Justiça de MG