O Tribunal de Justiça de Minas Gerais, por meio da 1ª Vice-Presidência, publicou no Diário do Judiciário eletrônico (DJe) de 30/1 as portarias do Desdobramento do Planejamento Estratégico (DPE) de 28 cartórios judiciais da 2ª Instância. As portarias foram elaboradas pelas equipes de cada um dos cartórios, depois de treinamentos, debates, diagnóstico de gargalos e estabelecimento de metas. A publicação das portarias, que tratam das especificidades de cada unidade judicial a partir da ótica de suas próprias equipes, é mais um passo do DPE, que foi implantado na 2ª Instância a partir de 2021. Inicialmente, a medida ocorreu como um projeto piloto, desenvolvido em cinco cartórios.

Até o fim deste mês, devem ser publicadas as portarias de outros três cartórios. Todos os documentos instituem um plano estratégico em cada cartório, com metas para o aperfeiçoamento do trabalho, prazo para a implementação das proposições e fixação de marcos temporais para a confecção e a apresentação de relatórios.

A escrivã da 4ª Câmara Cível do TJMG, Cassiana Lana de Carvalho, diz que a publicação da portaria foi precedida de um intenso trabalho das equipes, que incluiu a participação em treinamentos, a elaboração de diagnósticos, a identificação de pontos de tensão e o início da construção de um Plano de Ação Gerencial sob medida, conforme a realidade de cada cartório. Um dos aspectos significativos do trabalho é que os documentos foram elaborados pelas próprias equipes, conhecedoras dos pontos negativos e positivos do trabalho diário.

“Durante os cursos, além da parte prática, tivemos muitas trocas entre os gestores dos cartórios, o que foi enriquecedor, já que as dificuldades eram diferentes para cada um. Todo esse processo ocorreu no retorno ao trabalho pós-pandemia, um momento importante para envolver e motivar a equipe em torno das melhorias necessárias”, afirma Cassiana Lana de Carvalho.

Resultados

A escrevente da 4ª Câmara Cível do TJMG, Isabela Barbalho Aguiar, destacou que todos os procedimentos que culminaram na publicação da portaria, ocorrida no dia 27 de janeiro, permitiram uma maior clareza do trabalho que o cartório estava desenvolvendo. “Fizemos um raio-X que nos ajudou a melhorar a aferição dos resultados”, disse.

Cassiana revela que, com as primeiras medidas adotadas, já foi possível mensurar detalhadamente a produtividade de cada servidor e os resultados do trabalho da equipe. “A partir daí, entendemos melhor os processos e sistematizamos diversas práticas bem-sucedidas que já vínhamos adotando. Passamos a fazer reuniões mensais para compartilhar e comemorar os resultados que, hoje, estão expostos em gráficos para o conhecimento de todos.”

Na 4ª Câmara Cível, a implementação do DPE acabou por dar mais autonomia à equipe, que passou a trazer as sugestões e a dar as suas contribuições para a melhoria do trabalho. “Esse processo contribuiu para o desenvolvimento de uma nova forma de liderança e até para o autoconhecimento de cada membro da equipe”, frisou Isabela. Segundo Cassiana, o gestor dessa nova realidade não chega com determinações, mas torna-se o fio condutor para os avanços em andamento.

A partir desse momento, Cassiana diz que constatou-se a necessidade de nivelar o conhecimento na 4ª Câmara Cível, incentivando cada integrante da unidade a aprender novas tarefas, tornando-se capaz de realizar serviços diferentes dentro da própria equipe. “O grupo se tornou autogerenciável e bem mais participativo na construção das soluções e na sugestão de propostas”, disse.

Outro ganho trazido pelo DPE foi a possibilidade de identificar o perfil dos profissionais do cartório, entendendo os resultados de cada um. “O trabalho ganhou visibilidade. Com isso, a equipe se sentiu mais valorizada e ampliou o comprometimento”, afirmou Isabela.

Planejamento

Escrivã e escrevente relatam os impactos no dia a dia, com melhorias não apenas no controle de resultados, mas também no ambiente e nos relacionamentos. “Esse processo está sendo formativo para todos. Aprendemos métodos para resolver os problemas de uma forma melhor”, disse Isabela.

A escrivã, por sua vez, frisou que o DPE trouxe mais leveza para o processo gerencial. “Técnica e numericamente, o cartório já apresentava um desempenho satisfatório. Porém, faltava esse conhecimento e esse avanço na área de gestão de processos e de pessoas. Esse novo conhecimento arejou o trabalho”, afirmou Cassiana.

Na 4ª Câmara Cível, o plano gerencial prevê diversas atividades e macroações. Entre elas, estão a gestão histórico-estatística, de metas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), da produtividade, do acervo, do leiaute do cartório e de pessoas. Trimestralmente, um relatório será encaminhado ao Centro de Aperfeiçoamento Gerencial de 2ª Instância (Ceagesi), ligado à 1ª Vice-Presidência.

Para a escrivã da 19ª Câmara Cível, Paula Helena Cunha Moreira Duarte, mergulhar no universo da gestão e do planejamento foi novidade. “Eu não tinha conhecimento nessa área e, a partir de um curso na Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), tive meu primeiro contato com os conceitos da área. Achei denso e me esforcei para assimilar as informações. Esse processo coincidiu com um movimento que eu já vinha fazendo, porque senti que precisava me aperfeiçoar enquanto gestora”, garantiu.

Depois de percorrer o caminho comum a todos os cartórios, que se iniciou com os treinamentos e o preenchimento do formulário de estudo de caso da unidade judicial, Paula e a equipe se debruçaram na estruturação do plano estratégico e na construção do plano de ação gerencial. “A equipe recebeu essa fase muito bem. Crescemos em termos técnicos, melhoramos a integração do grupo e mostramos comprometimento. Como gestora, também cresci muito e recebi feedbacks positivos sobre as melhorias”, disse.

Autonomia

Paula afirmou que, ao mapear pontos críticos e pontos fortes do cartório, percebeu que tinha dificuldade para delegar, concentrando-se na realização do trabalho operacional. “Investimos na autonomia da equipe e no engajamento dos servidores. Também houve o incentivo para que os integrantes do cartório aprendessem outros serviços, além daqueles que já estavam habituados a executar diariamente. Fui surpreendida com o resultado”, afirmou.

No caso da 19ª Câmara Cível, um dos principais pontos trabalhados foi a gestão de pessoas. “Em termos técnicos, o grupo já apresentava resultados muito bons. Mas, ao melhorar a gestão, ganho no trabalho foi significativo. Houve mais engajamento, comprometimento e coesão. As pessoas estão motivadas e estamos construindo uma identidade de equipe”, disse Paula.

O DPE já foi implantando em todas as 36 unidades judiciárias de 2ª Instância. A iniciativa começou no 2º semestre de 2021, com os cinco cartórios participantes do projeto piloto. A expansão para as outras 31 unidades judiciárias foi realizada a partir de junho de 2022.

A publicação das portarias é resultado de um trabalho iniciado há oito meses, com o curso Desdobramento do Planejamento Estratégico Aplicado à 2ª Instância, promovido pela Ejef. Foram realizadas oficinas presenciais para todos os gestores de cartórios, sob a orientação da 1ª Vice-Presidência e da Secretaria de Padronização e Acompanhamento da Gestão Judiciária (Sepad). Em seguida, cada unidade judiciária elaborou seu plano estratégico, com metas específicas para a sua realidade, que levaram em conta as particularidades e desafios.

Impactos

Samara Valamiel Pedroso Andrade, do Ceagesi, área da 1ª Vice-Presidência que acompanha o DPE, destacou a importância do aperfeiçoamento. “É de extrema relevância que o TJMG adote ferramentas que promovam uma gestão judiciária mais profissional, que possibilite a evolução da cultura institucional, a fim de despertar um olhar voltado para a solução de problemas e para a obtenção de resultados. Tudo isso vai contribuir para uma justiça mais célere e eficiente”, afirma.

O DPE tem como objetivos promover a padronização e o aperfeiçoamento gerencial dos cartórios, estabelecer uma linha de atuação que auxilie no cumprimento do planejamento estratégico do TJMG e atingir os macrodesafios e indicadores de desempenho do Poder Judiciário estabelecidos pelo CNJ. “Precisamos desburocratizar, simplificar e profissionalizar a gestão judiciária. Isso possibilitará que seja elevada a qualidade da prestação jurisdicional, bem como a qualidade de vida no trabalho de gestores e servidores”, explicou Samara.

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Fonte: TJMG