A implantação do sistema SEI Frota nas comarcas de Montes Claros, Uberaba, Uberlândia, Juiz de Fora, Divinópolis e Sete Lagoas foi concluída em agosto, com sucesso. As seis comarcas encerram a primeira fase de expansão da ferramenta de requisição de serviços de transporte, utilizada na capital desde 2020, com excelentes resultados. A avaliação é do superintendente de Transportes, desembargador Júlio César Lorens, que acompanhou a experiência de interiorização, inicialmente em Contagem e, em seguida, nas demais seis comarcas.

O desembargador Júlio César Lorens afirma que o SEI Frota dinamizou e facilitou o atendimento a magistrados e equipes, gerindo os serviços de transporte com menos custos, mais eficiência e agilidade. A plataforma foi desenvolvida especialmente para essa finalidade e é integrada ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Após a primeira etapa bem-sucedida da expansão, o sistema deverá chegar a mais seis comarcas: Teófilo Otoni, Governador Valadares, Ipatinga, Muriaé, Ubá e Betim.

“O projeto-piloto em Contagem, planejado e executado em aproximadamente dois meses, pode ser considerado um empreendimento de sucesso, não apenas no que diz respeito ao alcance dos resultados esperados — conferir mais economia, rapidez, confiabilidade e segurança aos serviços de transporte — como também por ter sido fruto de uma cooperação de várias áreas do TJMG. O planejamento envolveu a Presidência e a Secretaria de Governança e Gestão Estratégica (Segove), e o desenvolvimento dessa ação congregou diversas áreas. Cada implantação contou com a visita de colaboradores da Coordenação de Transportes (Cotrans) e da Coordenadoria do Sistema de Informações e de Processos de Trabalho (Cosip)”, diz.

Para o desembargador Júlio César Lorens, por meio do sistema, foi possível automatizar tarefas, incorporando à gestão de transporte uma visão sistêmica e dinâmica das demandas e possíveis soluções. “Na expansão, pudemos constatar o mesmo padrão, com ganhos múltiplos, desde a boa acolhida pelas comunidades à melhora geral do atendimento e da comunicação com os profissionais motoristas. Os juízes diretores dos foros deram um apoio que se mostrou fundamental para o êxito do projeto”, argumenta.

Eficiência

O gerente de Transportes, Gleidson Ramanery Pereira, afirma que a definição do segundo conjunto de comarcas levou em conta a dimensão da movimentação processual, a estrutura local disponível de transportes (número de carros e motoristas), as necessidades de cada contexto e a logística de implantação. Em todas as localidades, segundo o gestor, observou-se o comprometimento dos envolvidos, a receptividade às novidades e a disponibilidade para adotar as mudanças.

O gerente avalia que o sistema se mostra muito superior aos atendimentos prestados por telefone e e-mail. “O SEI Frota foi um marco, não só no controle, mas na segurança ofertada aos clientes que solicitam o transporte. As comarcas sentem-se mais confiantes, pois o SEI Frota é intuitivo e amigável, os registros ficam acessíveis a qualquer momento e o sistema manual estava sujeito a erros. Com a ferramenta, a Cotrans pode fazer uma gestão mais efetiva e transparente, o que certamente contribui para uma prestação de serviços mais qualificada e eficiente”, argumenta.

Para Ramanery, a nova rodada de implantação tende a trazer ganhos globais, porque a interação de cada um dessas comarcas com a capital e entre si fica facilitada. Já a Cotrans passa a ter uma visualização ainda mais completa das demandas de transporte no Estado. “A ida das equipes a realidades distintas também é importante, para compreendermos especificidades regionais e peculiaridades. Isso acaba sendo uma boa fonte de aprendizado”, diz.

Versatilidade

O gerente do Centro de Gestão, Padronização e Qualidade dos Processos (Ceproc), Rafael Meyer Pires Lopes, supervisionou toda a implantação. Ele considera a expansão um importante passo no que concerne à formalização e à padronização do procedimento, pois o uso da plataforma eletrônica implementa de modo uniforme o registro da requisição, seu processamento e fechamento e o controle de todas as informações relacionadas.

“Além disso, a ferramenta permite a construção direta de relatórios sobre as requisições, bem como proporciona a integração dessas informações com o sistema Qlik Sense (Business Intelligence institucional). Essa solução foi construída com o apoio das equipes da Coordenação de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas Administrativos (Cosad), da Cosip, do Ceproc e do Centro de Informação Institucional (Ceinfo), para estruturar e automatizar a geração de relatórios e painéis com indicadores de monitoramento e de performance nos níveis operacionais, gerenciais e estratégicos”, afirma.

Raphael Monteiro do Nascimento Avelar, membro da equipe do Ceproc, foi um dos envolvidos no projeto, atuando na parte operacional. Ele conta que inicialmente foi necessário apresentar às comunidades o SEI e seus benefícios, analisar se as regras de negócio de cada setor de transportes estavam em conformidade com o sistema, definir o cronograma das atividades, parametrizar o SEI Frota com os dados específicos da comarca, treinar os colaboradores para requisitar o veículo e os administradores do SEI Frota para processar a requisição do veículo e realizar o controle do processo. “Depois de implantar o SEI Frota, monitoramos a implantação e apoiamos eventuais alterações, caso fosse necessário”, relatou.

Cooperação

Segundo a equipe do Ceproc, alguns desafios foram a alteração no modo de execução do processo de trabalho e a necessidade de operação de um novo sistema. “Em muitas situações, os colaboradores estão acostumados a uma determinada rotina de trabalho. Por mais que as alterações planejadas busquem a melhoria, ainda assim, podem ocorrer dificuldades de adaptação ao novo modo de execução do processo de trabalho”, explica Rafael Lopes.

Com o empenho dos envolvidos, ficaram demonstrados os benefícios do uso do sistema SEI e a melhoria no processo de trabalho. “Contamos com o apoio das equipes de cada comarca para a implantação. A adaptação dos usuários ao novo sistema foi alcançada com a realização de treinamentos e a simplificação das atividades de manuseio do sistema, sempre que possível. No fim, o resultado foi muito positivo”, destaca Raphael Avelar.

Vanessa Martins de Freitas, da Coordenadoria do Sistema de Informações e de Processos de Trabalho (Cosip), ressalta que o SEI, um sistema que foi disponibilizado gratuitamente ao TJMG pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), se comprova uma ferramenta versátil, que está sendo desenvolvimento por muitas mãos, incluindo a Diretoria Executiva de Informática.

“O SEI vem sendo aperfeiçoado para as nossas necessidades com excelentes resultados. O SEI Frota proporciona celeridade e transparência. Graças a uma integração dos sistemas, as requisições de veículos ficam à vista e podem ser processadas, monitoradas e medidas. Saímos do vínculo com e-mail e ligações telefônicas para um sistema que possibilita a visualização imediata do transporte no âmbito operacional e estratégico”, salienta a coordenadora.

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Fonte: Tribunal de Justiça de MG